Zur Vereinfachung der Verwendung werden alle Kategorien in Microsoft Outlook durch eine einzige Liste dargestellt, die als Hauptkategorieliste bezeichnet wird.Sie können es mit Outlook bearbeiten, aber es gibt keine Möglichkeit, die Liste zu exportieren oder zu importieren.Wenn Sie nicht regelmäßig eine Sicherungskopie Ihrer Hauptkategorieliste erstellen, geht die Liste möglicherweise vollständig verloren, wenn Sie das E-Mail-Programm neu installieren oder wenn es fehlschlägt.Darüber hinaus können Sie die Hauptkategorieliste nicht mithilfe der integrierten Outlook-Funktionen auf einen anderen Computer migrieren.Beim Bearbeiten von Kategorien können Sie eine Textdatei oder Tabelle manuell auflisten und anschließend die Hauptliste der Kategorien aus dieser Datei manuell wiederherstellen.Es ist jedoch unpraktisch, zeitaufwendig und mit Fehlern und Irrtümern behaftet.Mit diesem kostenlosen Dienstprogramm können Sie Kategorien aus der Outlook-Masterkategorieliste in einer Textdatei im XML-Format speichern.Nachdem Sie diese Datei gespeichert haben, können Sie sie in einem beliebigen Texteditor bearbeiten, auch in Windows Notepad.Dies ist nützlich, wenn Sie mit umfangreichen Kategorielisten arbeiten, und ermöglicht Ihnen, Kategorien aus anderen Datenquellen hinzuzufügen oder die Liste in anderen Programmen zu verwenden.Das Dienstprogramm erkennt automatisch den Speicherort der Hauptkategorieliste im ausgewählten Outlook-Profil.Geben Sie zum Exportieren oder Sichern der Master Outlook-Kategorienliste den gewünschten XML-Dateinamen auf Ihrer Festplatte oder Netzwerkfreigabe an und führen Sie das Dienstprogramm aus.Legen Sie die Option zum Speichern von Kategoriefarben fest, wenn Sie diese benötigen.Nach der Ausführung sehen Sie einen Bericht darüber, wie viele Kategorien von wo gespeichert wurden.Verwenden Sie für die automatische Verarbeitung von Kategorielisten mehrerer Benutzer die Befehlszeilenfunktionen, die Synchronisierung von Kategorielisten zwischen Postfächern und PST-Datendateien und die Verwendung des Dienstprogramms in Batchdateien und Skripts.